Témoignage Client - L'agence Poisson d'Avril

« Nos conventions et réunions d’entreprise exigent de la coordination et de la réactivité. ProjEvent nous permet de savoir où nous en sommes, tous ensemble. »

La parole est donnée à Benoît Rastier, Directeur de l'agence.

La problématique

L’agence Poisson d’Avril coordonne et organise de nombreux événements chaque année : une quantité importante de données sont alors récoltées et stockées (factures, devis, annuaire clients, lieux…). La centralisation des données est peu à peu apparue comme une problématique critique pour l’agence : « Nous avons rapidement eu besoin d’un logiciel de gestion de projet, spécialement conçu pour les agences événementielles. », déclare Benoît Rastier, directeur de l’agence Poisson d’Avril.
Afin d’améliorer l’efficacité globale et d’optimiser l’activité de l’agence, Benoît Rastier a décidé de remplacer les nombreux formulaires papier et feuilles de calcul par un seul et même logiciel où toutes les informations sont centralisées et avec lequel, toute l’équipe peut se connecter simultanément.
La solution ProjEvent, conçue pour piloter la gestion de projet des agences événementielles est particulièrement bien adaptée aux besoins de Poisson d’Avril : « Nous avons d’emblée choisi d’utiliser une solution qui nous permet de centraliser nos documents et de gérer tous nos projets clients. Nous avons immédiatement installé ProjEvent Serveur et ProjEvent Client sur les ordinateurs de l’agence. », explique Benoît Rastier.

Une solution complète et évolutive

ProjEvent a été réalisé par Ima’Diff - membre Platinum du programme FileMaker Business Alliance et membre du Club des partenaires de l’ANAé - et développé avec FileMaker. Outil de pilotage de l’agence depuis 2013, ProjEvent permet de gérer l’intégralité des projets de l’agence Poisson d’Avril : « Nous organisons très régulièrement des événements pour les entreprises, la solution permet facilement de suivre l’état d’avancement d’un événement précis avec les bons de commandes envoyés».
Le progiciel ProjEvent inclut un CRM regroupant des fonctionnalités de gestion des contacts et des clients avec un réel suivi des actions, devis et courriers. Plus qu’une simple solution CRM de nombreux modules font partie intégrante de ProjEvent, tels que la gestion des projets, budgets, lieux, temps passé et le contrôle de gestion.
« Le progiciel permet de gérer aussi bien les données clients que les prestataires. Grâce au service d’annuaire composé d’un module emailing et de suivi client précis, tous les mails envoyés sont répertoriés et enregistrés automatiquement dans la base. », détaille Benoît Rastier.
La plateforme collaborative permet à chacun des membres de l’agence de consulter un projet, tout est centralisé sur le serveur dédié : « La base de données de Poisson d’Avril est importante et se développe un peu plus chaque jour avec l’arrivée de nouveaux projets. », explique Philippe Laury, Directeur des opérations chez Ima’Diff.
L’application mise en place évolue régulièrement pour s’adapter aux besoins spécifiques de l’agence événementielle Poisson d’Avril. Des modules sont fréquemment mis à jours et de nouvelles fonctionnalités sont implémentées.

Les avantages

La solution ProjEvent est depuis plusieurs années parfaitement intégrée au quotidien de l’agence Poisson d’Avril : Grâce à ProjEvent, nous avons optimisé les processus de gestion. Les informations centralisées et partagées nous offrent un réel gain de temps dans notre activité. De plus, la solution très professionnelle nous permet d’envoyer des bons de commandes avec des signatures intégrées à nos clients. La communication s’en trouve ainsi améliorée».
Benoît Rastier résume ainsi les bénéfices liés à l’utilisation du progiciel : « La solution ProjEvent mise en place est évolutive et s’enrichie au fur et à mesure de la croissance de l’agence. ».

L'agence Poisson d'Avril

Créée en 2001, Poisson d’Avril est une agence de communication événementielle spécialisée dans la conception, la mise en scène et l’organisation d’événements pour les entreprises, les institutions et les organismes.

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